Interner Beschwerdekanal

7.2 Interne Richtlinien für Informationssysteme.

Das interne Informationssystem von BALEAR INVEST, S.L. dient der vertraulichen und wirksamen Übermittlung von Informationen über Unregelmäßigkeiten, die von BALEAR INVEST, S.L. oder seinen Mitarbeitern begangen wurden und die im Rahmen eines Arbeits- oder Berufsverhältnisses mit unserer Organisation gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar bekannt geworden sind.

Die Organisation hat ein internes Informationssystem über die folgenden Kanäle eingerichtet:

• Schriftlich:
  • Per E-Mail an: denuncias@balearinvest.com
  • Per Post, adressiert an den Verantwortlichen für das interne Informationssystem der Organisation BALEAR INVEST, S.L., C/AVDA. ARGENTINA, Nº 21, BAJOS , C.P.:07013 ,PALMA DE MALLORCA, BALEARES
• Mündlich:
  • über das Sprachnachrichtensystem, indem Sie anrufen: nein
  • Auf Antrag des Informanten können die Informationen auch im Rahmen eines persönlichen Treffens mit dem Systemmanager innerhalb einer Frist von höchstens sieben Tagen nach Einreichung des Antrags übermittelt werden.

- Zusätzlich zu diesen Kanälen können auch die externen Informationskanäle der zuständigen Behörden genutzt werden.

- Nach Eingang der Beschwerde teilt der Verantwortliche für das interne Informationssystem dem Beschwerdeführer die Empfangsbestätigung für die Beschwerde innerhalb einer Frist von weniger als sieben Tagen mit, wenn es sich um nominelle Beschwerden handelt. In jedem Fall wird der Beschwerdeführer über die in den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten festgelegten Rechte und Pflichten unterrichtet.

- Die für das interne Informationssystem zuständige Person erstellt einen ausführlich erläuterten Bericht, in dem die Meldung entweder bestätigt oder abgelehnt wird und in dem die getroffene Entscheidung in jedem Fall begründet wird. Der Bericht wird dem Informanten und dem Betroffenen innerhalb einer Frist von höchstens drei Monaten nach Ablauf der Sieben-Tage-Frist nach der Meldung zugestellt, außer in besonders komplexen Fällen, die eine Verlängerung der Frist erfordern; in diesem Fall kann die Frist um höchstens drei weitere Monate verlängert werden.

- Während der Bearbeitung der Beschwerde kann die Kommunikation und der Kontakt mit dem Informanten/Beschwerdeführer aufrechterhalten werden und, falls dies für notwendig erachtet wird, können zusätzliche Informationen vom Informanten angefordert werden.

- Es wird sichergestellt, dass die von der Meldung oder Beschwerde betroffene Person von den zusammengefassten Fakten Kenntnis erhält. Darüber hinaus wird sie über ihr Recht, schriftliche Behauptungen vorzubringen, und über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert. Diese Informationen können jedoch während der Anhörung erteilt werden, wenn davon ausgegangen wird, dass eine vorherige Unterrichtung die Verschleierung, Vernichtung oder Veränderung von Beweismitteln erleichtern könnte.

- Der Verantwortliche für das interne Informationssystem/den Beschwerdekanal garantiert allen Personen, die das interne Informationssystem/den Beschwerdekanal nutzen, Vertraulichkeit. Darüber hinaus garantiert er/sie die Vertraulichkeit, wenn die Mitteilung über andere als die festgelegten Meldewege oder an Mitarbeiter weitergeleitet wird, die nicht für ihre Bearbeitung zuständig sind.

- Während der Bearbeitung des Falls haben die von der Meldung betroffenen Personen das Recht auf die Unschuldsvermutung, das Recht auf Verteidigung und das Recht auf Akteneinsicht sowie den gleichen Schutz, wie er für Informanten vorgesehen ist, wobei ihre Identität gewahrt und die Vertraulichkeit der Fakten und Daten des Verfahrens gewährleistet wird.

- Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die sich aus der Anwendung dieses Verfahrens ergibt, unterliegt den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016, des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte sowie des Organgesetzes 7/2021 vom 26. Mai über den Schutz personenbezogener Daten, die zum Zwecke der Verhütung, Aufdeckung, Untersuchung und Verfolgung von Straftaten und der Strafvollstreckung verarbeitet werden.

- Der Verantwortliche des internen Informationssystems/Beschwerdekanals leitet die Informationen unverzüglich an die zuständige Staatsanwaltschaft weiter, wenn der Sachverhalt eine Straftat darstellen könnte, oder an die Europäische Staatsanwaltschaft, wenn der Sachverhalt die finanziellen Interessen der Europäischen Union berührt.

- Die Organisation garantiert, dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen ergriffen werden, die sie auf ein mögliches rechtswidriges Verhalten aufmerksam machen, einen Verstoß melden oder bei der Untersuchung oder Aufklärung eines Verstoßes mitwirken.

- Die Personen, die in Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar aufgeführte Verstöße sowie Handlungen oder Unterlassungen, die eine schwere oder sehr schwere strafbare oder verwaltungsrechtliche Straftat darstellen können, melden oder offenlegen, haben Anspruch auf Schutzmaßnahmen, sofern die in Artikel 35 des genannten Gesetzes genannten Bedingungen erfüllt sind. Die Schutzmaßnahmen sind in Artikel 38 des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar festgelegt.

- Die Beschwerde oder die Informationen werden in den Räumlichkeiten der Organisation gemäß ihrer Archivierungsund Aktenaufbewahrungspolitik aufbewahrt.

- Die Organisation führt ein Register aller eingegangenen Meldungen. Die Meldungen werden nur so lange aufbewahrt, wie es notwendig und angemessen ist, um die Anforderungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und die Korruptionsbekämpfung zu erfüllen, sowie in Übereinstimmung mit den Bestimmungen von Artikel 24 und anderen anwendbaren Artikeln des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte.